DX・業務改善
属人化
特定の人にしか業務のやり方が分からず、その人がいないと回らなくなる状態。
業務の手順やノウハウが特定の担当者の頭の中にしかなく、記録や共有がされていない状態を指す。業務可視化の依頼理由として最も多い。
担当者が退職・異動・休職すると業務が止まるリスクを抱えることになり、引き継ぎに想定以上の時間がかかる原因になる。
よくある誤解
ベテランの能力が高いために起きる現象だと思われがちだが、実際には手順を書き残さなくても業務が回ってしまう運用を、組織側がそのまま許容してきた結果であることが多い。個人の責任として扱うと、本人が身構えて協力が得づらくなり、可視化はかえって進まなくなる。
関連する用語
業務可視化
誰が何をどの順でやっているかを書き出すこと。書くこと自体が目的ではない。
標準化
業務のやり方を揃えること。例外をゼロにすることではなく、許容範囲を決めること。
BPR
業務の流れを前提から組み直すこと。今のやり方を効率化する業務改善とは別物。
引き継ぎ
成果物の納品だけでなく、運用を担う部署へ知識と権限を移し終えるまでを含む工程。