システムの見積書はどこを見ればいいのか｜比較できない見積を比較する

3社に同じ条件で見積を依頼したのに、返ってきた内訳の形がまるで違う——そんな経験はありませんか。A社は「開発費一式」でどんと1行。B社は工程ごとに10行以上に分かれています。並べて比べようとした瞬間、比べるための土台がそもそも無いことに気づきます。

発注する中小企業の側にも、システムを提案する側にも立ったことがある身から言うと、この“比べられない”状態は珍しくありません。むしろ、見積書の作り方に共通のルールが無い以上、当然のことだと私は見ています。比較できない見積を比較できる形に組み替える具体的な手順を、ここから順を追って見ていきます。

見積書に並ぶ項目、まず1分だけ

システム導入の見積書には、おおむね「初期の設計・開発費」「データ移行費」「教育・研修費」「保守・運用費」、稼働後の「追加開発の単価」が登場します。ただし並べ方も呼び方もベンダーごとにばらばらで、統一されたフォーマットはありません。まずはこの5つの塊があると覚えておけば十分です。

総額しか比べられないのは、切り方が違うから

見積の総額に大きな差が出たとき、多くの人は「高い方は割高だ」と受け取ります。でも実際は、金額の差より先に、内訳の切り方の差を疑うべき場面のほうが多いというのが私の実感です。ある会社は移行費を「開発費」に溶かして書き、別の会社は独立した1行として立てます。ある会社は研修を「保守契約」の中に含め、別の会社は別料金にします。同じ作業が、どこに計上されるかだけが違うのです。

この状態で総額だけを並べると、安く見える見積は「何かが削られている」のではなく「どこかに紛れ込んでいる」だけ、ということが起こります。仕様が固まらないまま相見積りを取ると、この紛れ込みはさらに増えます。依頼段階で内訳の書式まで指定しておく効果は大きく、RFP（提案依頼書）の書き方でも触れたとおり、比較は見積を受け取ってからでなく、依頼の書き方から始まっています。

切り方の癖は、ベンダーの業態によっても違います。パッケージ型のSaaSは、月額利用料に保守と軽微な追加改修までを含めて一本化する一方、初期の移行費や研修費は別建てにする傾向があります。フルスクラッチで作る受託開発は、初期の開発費を工程ごとに細かく分解する一方、保守費は稼働後にまとめて年間契約として提示することが多い、というのが私の見立てです。同じ「導入費用」という言葉でも、何が含まれているかは業態ごとに揺れます。

見積を自社側の分類に組み替える

比較可能にする方法はひとつです。ベンダーの分類をいったん無視し、自社側の分類軸に見積の中身を移し替えます。項目名を横目で眺めるのではなく、各社の内訳を1行ずつ、下の5分類のどこに入るかを仕分けていく作業です。

この表に沿って各社の見積を並べ替えると、空欄が浮かび上がります。安く見えていた見積に、実はデータ移行費や研修費の行が無い、といったことがここで見えてきます。無いのは「不要だから」ではなく、「誰かがどこかで負担する前提だから」です。その負担が誰なのかを次に見ます。

空欄を見つけたら、そこで終わりにしないでください。次にすることは単純です。見つかった空欄をベンダーに提示し、「この項目は今回の見積に含まれていますか」と1行ずつ確認します。含まれていなければ追加見積を出してもらい、含まれていれば内訳のどこに計上されているかを教えてもらいます。これだけで、複数の見積を同じ土俵に乗せられます。

単価だけは必ず聞く

組み替えた表を埋めてもなお比較しづらいのが、初期の総額と将来の追加費用が混ざっている見積です。ここは総額でなく、単価で聞くことをおすすめします。追加ユーザー1人あたりのライセンス費、追加開発1時間あたりの工数単価、研修1回あたりの費用、移行するデータ量が増えた場合の単価。この4つだけは、どの会社にも必ず同じ聞き方で確認してください。

あわせて、その単価に何が含まれないかも聞いておくと安心です。出張費、営業時間外の対応、休日の緊急対応の割増などは、単価表の外に置かれがちです。

単価が分かれば、自社の3年後・5年後の利用規模を当てはめて、初期費用だけでない総保有コストを自分で計算できます。逆に単価を出し渋る会社は、稼働後の追加費用を見積の外に置きたい会社だと考えて差し支えありません。投資の判断は初期費用だけで決めるものではなく、システム投資はいくらまで出していいのかでも書いたとおり、数年単位の負担で見る必要があります。

一段深く：差は機能でなく、担う範囲の差

受注する側と発注する側、両方に立ったことのある立場から言うと、見積の金額差の多くは機能の差ではありません。「どこまでを自社側がやる前提で書かれているか」の差です。データ移行を自社側が担う前提の見積は、その分だけ数字が小さくなります。しかしその工数は消えたわけではなく、社内の誰かの残業として、必ずどこかに現れます。

実際に支援の現場でよく目にするのは、移行作業を割り振られた情報システム担当者が、通常業務と並行して休日にデータを整えている光景です。見積書の金額には一切表れませんが、確かに発生しているコストです。これは特定の案件の話ではなく、DX支援の現場で繰り返し見ている構図です。

見積を見るときに「安い・高い」だけでなく「この金額は、誰の作業を前提にしているか」を問うと、比較の軸がひとつ増えます。刷新すればそれだけで今の課題が消える、という前提で見積を眺めると、この“担う範囲”の差は見えにくくなります。基幹システム刷新は“新しくすれば解決”じゃないでも書きましたが、システムを入れ替える判断そのものが、社内の役割分担を組み替える判断でもあるのです。

よくある質問

Q. 内訳をほとんど出してくれないベンダーはどう扱えばいい？

A. 自社側の分類表を渡し、その枠で書き直してもらってください。書き直しを渋る、あるいは「一式」で押し通す会社は、比較の土俵に乗る意思が薄いと考えてよいと思います。とくに「一式」という言葉ばかりが並ぶ見積は、金額の妥当性を検証する手段が無く、後から交渉する余地も無くなる点に注意してください。

Q. 相見積りは何社取るのが適正ですか？

A. 比較の精度だけを考えれば3社が扱いやすい数です。1社では相場が分からず、5社を超えると組み替え作業の負担が比較の効果を上回ってしまいます。

まとめ

見積を比較できないのは、あなたの読み方が悪いからではありません。会社ごとに切り方が違うので、総額だけでは比べようがないというのが実情です。全部を一度に見比べようとしなくて大丈夫です。

まずは自社側の5分類の表を作り、各社の内訳をそこに移し替えてみてください。空欄になった場所と、単価を渋られた項目。そこに、比較の本当の材料があります。

この記事を書いた人

小林悠真（こばやし・ゆうま）／LF&L株式会社 代表取締役。九州大学で音響設計・音楽マネジメントを学びデザイン思考を培った後、ヤマトシステム開発・バンテックで物流／生産管理、ラクスル等のITスタートアップで事業開発・SCM構築を経験。製造業・物流業のDXコンサルタントとして、現場の1歩から経営システムまでの全体最適を支援する。テューバ奏者・LFコンサート代表理事も兼務。