コンテンツ事業の情報を一元管理｜kintone で案件進捗・作品・契約をつなぐ

案件の進捗、作品、契約。コンテンツ事業にまつわる情報が部署ごとに分かれて管理されており、同じ案件でも部署によって持っている情報が違う状態でした。kintone で業務管理システムを構築し、情報を一箇所に集約しました。

お客様

コンテンツ事業を手がける企業です。従業員は数十名から数百名の規模で、案件の進行、作品、契約と扱う情報の種類が多く、それぞれ別の部署が担当していました。専任の情報システム部門は置かず、各部署が使いやすい方法で管理してきた経緯があります。

抱えていた課題

情報が部署ごとに分散していました。同じ案件を見ていても、進行の担当者が持っている情報と、契約を管理している担当者が持っている情報が一致しない。そのため部署をまたぐたびに、まず状況の確認から始める必要がありました。さらに、情報を活用しようとしても、分析の前に「集めて突き合わせる」工程が毎回発生します。日々の業務は回っているものの、情報が資産として使える形になっていませんでした。

支援のアプローチ

ツールを入れることではなく、情報の持ち方を設計しなおすことを目的に進めました。

• 業務の棚卸し — 案件進捗・作品・契約それぞれの管理項目と、相互のつながりを整理
• kintone での構築 — アプリ間を関連づけ、案件から作品・契約へ辿れる構造に
• 運用の設計 — 誰がいつ何を入力するかを部署をまたいで取り決め
• 定着の支援 — 実際の業務で回るところまで伴走

成果

情報が一箇所に集約され、齟齬なく管理できるようになりました。部署間の連携が円滑になり、蓄積された情報を活用できる状態になっています。

情報を集約すると、それまで見えていなかった「つながり」が見えてきます。案件と契約が結びつくだけで、進行中の判断が早くなる。この種の仕事はツール導入と呼ばれがちですが、実際にやっているのは情報の持ち方の再設計です。ツールはその設計を載せる器にすぎません。

なお同種の業務管理システムは FileMaker でも構築した実績があります。既存の環境やご要望に応じて、kintone・FileMaker のどちらでも対応できます。

業務管理システムの構築は、システム・DX支援としてご相談いただけます。お気軽にお問い合わせください。